Vergaderlocaties zijn meer dan zomaar locaties

Ben je bekend met Feng Shui? Simpel gezegd is het een oosterse filosofie die ervan uitgaat dat de inrichting van een plek een invloed uitoefent op je welbevinden. Het gaat om de energie die een omgeving uitstraalt, om het harmonische evenwicht dat je ervaart op die plek. Ik haal het maar even aan om duidelijk te maken dat de ene locatie de andere niet is. Wat uiteraard ook geldt voor vergaderlocaties. En los van het welbevinden dat je elk lid van een vergadering toewenst, moet de locatie ook wel iets uitademen, iets wat hoort bij het thema waarover zal gediscussieerd worden. Het moet ‘goed’ zitten.

Waarom verschil in vergaderlocaties?

Je zou kunnen denken dat de inhoud van een vergadering het enige is wat er toe doet. Voor een stuk kan ik je volgen, maar ga je niet anders ten opzichte van die inhoud staan op verschillende plekken? Een boerderij met een gebinte van oude, natuurlijk gebogen eiken balken zet zaken in een ander licht dan wanneer je ze bespreekt in pakweg een modern hotel. Het een is niet beter dan het ander, het is anders. En de mogelijkheden op het vlak van sfeerschepping zijn enorm. Wil je het authentiek, modern, historisch? Misschien zoek je een natuurlijke omgeving om met je collega’s of personeelsleden belangrijke items te bespreken? Of je wil het mysterieuze van een oud kasteel om mensen in de juiste flow te krijgen? Weet je wat het mooie is? Er zijn firma’s die je bij deze keuze helpen.

Praktische overwegingen

Los van sfeer en energie is er ook het functionele aspect: een vergaderplaats moet praktisch zijn. Het spreekt vanzelf dat je geen grote ruimte nodig hebt voor een meeting met een paar mensen. En uiteraard is het niet de bedoeling dat de aanwezigen hun jas moeten aanhouden omdat ze zonder bibberen van de kou. Vergaderlocaties kilometers diep verstopt in het bos zijn prachtig als iedereen ter plaatse overnacht, maar zijn misschien minder geschikt als mensen dezelfde avond nog ver moeten rijden. Ook voldoende parkeerplaats is een pluspunt. De ene vergaderlocatie is inderdaad de andere niet. Maar nogmaals: je staat er niet alleen voor.