Vergaderen en overnachten zonder laptops op tafel

Er is weinig zo funest voor een overleg als een tafel vol opengeklapte laptops. Deelnemers kijken naar hun scherm, beantwoorden ondertussen een chatbericht en missen precies dat ene argument waar de discussie om draait. Steeds meer organisaties spreken daarom af dat de apparaten tijdens de sessie dichtblijven, met alleen een notulist die meeschrijft. Dat vraagt wel om een omgeving waarin die afspraak houdbaar is: op kantoor is de verleiding om even iets op te pakken nu eenmaal groot. Een externe locatie zonder collega’s die binnenlopen en zonder de eigen werkplek om de hoek maakt het aanzienlijk makkelijker om de aandacht bij elkaar te houden. Vergaderen en overnachten buiten de stad versterkt dat effect nog, omdat ook de avond niet wordt opgeslokt door achterstallige mail.

Hoe de omgeving de aandacht van een groep herstelt

De omgeving speelt daarbij een grotere rol dan menigeen verwacht. Uitzicht op weilanden, een zaal met daglicht en de mogelijkheid om tussen twee blokken door een half uur te wandelen zorgen ervoor dat mensen hun aandacht sneller herstellen. Een vergaderruimte in Brabant aan de rand van natuurgebied De Maashorst biedt die combinatie van rust en ruimte. De Buitenhorst ligt daar met meerdere zalen die op uw werkvorm worden ingericht, van een compacte sessie met acht deelnemers tot een bijeenkomst met tachtig personen. Wie wil vergaderen en overnachten in Schaijk kan het programma bovendien over twee dagen uitsmeren, waardoor er tijd overblijft om onderwerpen echt uit te diepen. Juist die ruimte in de planning zorgt ervoor dat deelnemers niet naar de klok kijken maar naar elkaar.

Spreek af dat de schermen dichtblijven

Spreek voor uw volgende sessie af dat telefoons en laptops tijdens de blokken opzij gaan en communiceer dat vooraf, niet pas bij binnenkomst. Kies vervolgens een locatie die dat voornemen ondersteunt in plaats van ondermijnt. Plan bewust langere pauzes in, zodat mensen hun berichten kunnen bijwerken zonder dat het de sessie verstoort. Vraag bij het reserveren naar de mogelijkheid om te vergaderen en overnachten, want een avond samen levert vaak meer op dan een extra uur vergaderen. U zult merken dat de kwaliteit van de gesprekken meteen verandert.